エントリーシートと履歴書は何が違う？ポイントをご紹介
就活ではエントリーシートと履歴書が求められることがあります。
これらは何が違うのでしょうか。
実は、エントリーシートと履歴書では求められていることが異なります。
そのことを意識して作成しなければなりません。
ここでは、エントリーシートと履歴書の違いや、それぞれの作成ポイントについてご紹介します。
これから就活を進める予定の方は、ぜひご確認ください。
エントリーシートとは
エントリーシートは、企業の採用選考で使用される書類の一つです。
企業ごとに独自に設けられた質問項目に回答することで、就活生の能力や経験、人柄などをより詳細に把握することが目的です。
エントリーシートのフォーマットは、企業で用意していることがほとんどです。
エントリーシートでよく出される設問には、下記のようなものがあります。
- ・自己PR
- ・志望動機
- ・学生時代に最も力を入れたこと
- ・長所・短所
- ・趣味・特技
- ・学業以外で力を入れたこと
- ・将来のキャリアビジョン
- ・その他、企業が求める情報
また、フォーマットが企業によって用意されているため、設問内容は上記のようなものとは限りません。
少し特殊な設問が出されることもあります。
しかし、基本的な書き方について知っておけば、その都度自分が持っている考えを伝えられるでしょう。
履歴書とは
履歴書は、氏名、住所、学歴、職歴などの基本的な情報を記載した書類です。
エントリーシートと異なり、フォーマットが定型化されており誰でも簡単に作成できます。
履歴書の主な内容は下記のとおりです。
- ・氏名
- ・住所
- ・電話番号
- ・メールアドレス
- ・学歴
- ・職歴
- ・免許・資格
- ・志望動機
- ・自己PR
- ・その他、必要に応じて記載する情報
エントリーシートと履歴書の違い
エントリーシートと履歴書は、どちらも就職活動で使用する書類です。
しかし、目的や内容、重要性などが異なります。
具体的な相違点は下記の通りです。
・目的
エントリーシート：企業が求める人物像に合致しているかを判断するための書類
履歴書：就活生の基本的な情報を把握するための書類
・内容
エントリーシート：企業ごとに独自に設けられた質問項目に回答する
履歴書：氏名、住所、学歴、職歴など、定型化された項目を記入する
・重要性
エントリーシート：選考に大きく影響する重要な書類
履歴書：選考の一次資料として使用される
・その他
エントリーシート：企業によってフォーマットが異なる
履歴書：フォーマットが定型化されている
役割は違えど誤字脱字は気を付けよう
エントリーシートは、企業が就活生を選考するために最も重視する書類です。
企業の求める人物像を理解し、しっかり準備をして好印象を与えることが重要です。
履歴書は、エントリーシートよりも基本的な情報を記載する書類です。
正確な情報が記載されているか、丁寧に記入されているかなどが重要です。
エントリーシートと履歴書はそれぞれ役割が異なるため、それぞれの特徴を理解して使い分けましょう。
エントリーシートと履歴書は2つとも提出が必要？
役割が異なるエントリーシートと履歴書ですが、2つとも提出が必要なのでしょうか。
提出の必要性についても確認していきましょう。
企業によっては必要
エントリーシートと履歴書は、企業によっては両方提出が必要です。
提出書類については、下記の3パターンが考えられます。
- ・両方提出が必要な場合：多くの企業は、エントリーシートと履歴書の両方を提出させています。エントリーシートから詳細な情報がわかり、履歴書から基本的な情報を補完できるからです。
- ・エントリーシートのみ必要な場合一部の企業は、エントリーシートのみで選考を行います。この場合、エントリーシートにすべての情報を記入する必要があるでしょう。
- ・履歴書のみ必要な場合：稀に、履歴書のみで選考を行う企業があります。その場合は、履歴書に詳細な情報を記入する必要があるでしょう。
どのパターンかは各企業で調べる必要があります。
ただし、履歴書はエントリーシートよりも作成が簡単なので、基本的にはエントリーシートの対策をしておけば問題ありません。
内容は重複しても良い？
エントリーシートと履歴書の内容は重複しても問題ありません。
重複すると「矛盾や誤字脱字を防ぐことができる」「情報伝達に一貫性を持たせることができる」などのメリットがあります。
ただし、それぞれの書類の目的に合わせて内容を調整し、読みやすさを意識する必要があります。
一言一句同じだとてきとうな印象を与えてしまうため、内容は同じでも表現方法は変えましょう。
エピソードを変えると効果的
エピソードは同じでも問題ないですが、別のエピソードだと自分の人柄や想いをより詳しく伝えられます。
とはいえ、エピソードの核となる部分まで変えてしまうと、結局何を伝えたいか分かりにくくなってしまいます。
あくまでも伝えたいことは明確にしておき、それをサポートするエピソードを複数用意しましょう。
エントリーシートの作成で重要になるポイント
エントリーシートを作成するうえで、下記の3つがポイントとなります。
ポイント①入社後のイメージを伝える
エントリーシートは単に過去の経験やスキルを伝えるだけでなく、入社後どのように貢献できるかを具体的にイメージしてもらうことが重要です。
単に過去のエピソードを羅列するのではなく、経験から得られた学びやスキルをどのように活かしていくのか明確に伝えましょう。
ポイント②結論・理由・結論の順で書く
採用担当者は多くのエントリーシートを読むため、結論を最初に伝えることが重要です。
結論が頭に入ってこないと、良い印象が残りにくくなります。
結論を述べたら、その結論に至った理由を具体的に説明し、説得力を持たせましょう。
そして最後に結論を再確認して印象づけます。
これは「結論・理由・結論」の構成で記述するPREP法と呼ばれます。
PREP法を作成するには、下記の4つのステップが必要です。
- 結論を明確にする：まず、伝えたい結論を明確にします。
結論は簡潔で分かりやすい文章で表現する必要があります。
- 理由を説明する：次に、結論に至った理由を説明します。
理由は論理的に分かりやすく説明する必要があります。
- 例を挙げる：理由を具体的に説明するために例を挙げます。
例は具体的なエピソードやデータを用いると効果的です。
- 結論を再確認する：最後に結論を再確認します。
結論を再確認することで聞き手に結論を印象付けることができます。
ポイント③指定文字数の9割は埋める
指定文字数は、企業が求める情報量を示す目安です。
9割程度は埋めることを目標に、必要な情報を簡潔にまとめましょう。
ただし、無理に文字数を埋めようとして変な文章にすることはおすすめできません。
読みやすさや、適切な文章を最優先しましょう。
履歴書の作成で重要になるポイント
履歴書の作成時には、下記のことがポイントとなります。
ポイント①学歴・職歴・資格は正式名称で書く
学歴、職歴、資格は、正式名称で記入しましょう。
略語や通称は誤解を招く恐れがあるため避けてください。
運転免許証や大学名の略称などがよくある例です。
ポイント②本人希望欄は細かく書きすぎない
本人希望欄は、勤務地や職種など希望する条件を簡潔に書きましょう。
各々希望する条件はあるはずですが、詳しい条件は面接で伝えるのが適切です。
また、エントリーシートや応募時にすでに記入している事項に関しては、記述しないほうが適切です。
例えば、希望職種などはエントリー提出時に企業へ伝わっていることが多いので、履歴書にわざわざ記述する必要はありません。
ポイント③ボールペンで記述する
履歴書は黒のボールペンで記入しましょう。
鉛筆やサインペンなど、他の筆記用具は使用しないのがマナーです。
消しゴムで消えるボールペンも、基本的には使用しないようにしましょう。
熱で消える仕組みになっているため、採用担当者が印刷した際に消えてしまう可能性があるからです。
エントリーシート・履歴書で共通になる確認事項
エントリーシートと履歴書は、就職活動における重要な書類です。
どちらも企業に自分をアピールする重要な機会であり、細部までしっかり確認することが重要です。
ここでは、エントリーシートと履歴書で共通となる4つの確認事項を解説します。
事項①誤字脱字はないか
誤字脱字は書類の質を大きく下げてしまいます。
読み返すだけでなく、第三者にチェックしてもらうなど、誤字脱字がないことを徹底的に確認しましょう。
インターネット上の誤字脱字チェッカーを利用するのもおすすめです。
事項②言葉遣いが正しいか
言葉遣いは、企業に社会人としての基本的な素養があることを示す重要な要素です。
敬語の使い分けや丁寧な表現を心がけましょう。
特に二重敬語や間違いやすい敬語については注意が必要です。
事項③深堀りされても答えることができるか
エントリーシートや履歴書の内容は、面接で深掘りされる可能性があります。
記入した内容について、さらに詳しく説明できる準備をしておきましょう。
何が深掘りされるかはなかなか予想できないため、他者と練習するのもおすすめです。
事項④数値としてエピソードを伝えられているか
具体的な数値を用いてエピソードを伝えることで説得力が増し、企業に成果をイメージしてもらいやすくなります。
数字を用いることが可能なエピソードは、積極的に数字を活用しましょう。
ただし、無理に数字を入れるとおかしくなってしまうなら、文章だけでも構いません。
エントリーシート・履歴書の添削方法
エントリーシート・履歴書の作成は一度で終わりではなく、常にブラッシュアップし続ける必要があります。
添削方法は1つだけではないため、自分に合っている方法で進めていきましょう。
ここでは、代表的な6つの方法についてご紹介していきます。
どれが自分に最も合っているかぜひご確認ください。
方法①声に出して読む
エントリーシートは文章で書きますが、作成している段階ではミスに気づかない場合があります。
しかし、声を出すことで気が付く場合があります。
例えば、文章として読みにくい部分や誤字脱字に気付けるでしょう。
そのため、エントリシートの提出前には声に出して読み、読み手が違和感を覚えないかを確認しておきましょう。
方法②複数の媒体で確認する
エントリーシートの媒体は紙もしくはWeb上が多いです。
しかし、複数の媒体で確認をしなければ、読み手に与える印象が変わってしまう恐れがあります。
特にWEB上で提出する時は、紙にも起こして確認するといいでしょう。
採用担当者は、インターネット上のエントリーシートを紙に出力して確認することも多いからです。
方法③友人に依頼する
他人にチェックしてもらえば、自分では気づけなかったミスに気づけるでしょう。
誤字脱字だけではなく、自分が正しいと思っていた表現方法などを指摘してもらえることもあります。
自分ではどうしても気づけない部分はあるため、友人に積極的にお願いしてみましょう。
友人への依頼は比較的気軽にできるはずです。
ただし、友人も就活中の場合は相手の状況にも配慮しましょう。
方法④大学のキャリアセンター課に依頼する
大学のキャリアセンター課は、その大学の就活に特化しています。
そのため、自分に最適なエントリーシートを知っている可能性が高いです。
過去にその企業の内定者がいれば、そのエントリーシートを確認できる場合もあります。
在学生ならキャリアセンター課は無料で利用できるため、積極的に利用しましょう。
ただし、大学によってはキャリアセンター課が設けられていない場合があるので注意が必要です。
方法⑤OB・OGに依頼する
OB・OGはその企業の雰囲気を知っています。
そのため、どのようなエントリーシートが企業に良い印象を与えるかを教えてもらえるでしょう。
同時に、会社のリアルな現状を教えてもらえる可能性が高いです。
サークルや大学にOB・OGがいる場合は積極的に訪問しましょう。
また、直接的なOB・OGがいなくても、マッチャーなどのアプリを利用することで訪問ができます。
方法⑥就職エージェントを利用する
一部の就職エージェントは、エントリーシートの添削をサービスとして提供しています。
就職エージェントは就活の専門家なので、かなり効果的なアドバイスを受けられるでしょう。
ただし、すべての就職エージェントが提供しているわけではないので注意が必要です。
また、就職エージェントは担当者の質に差があるというデメリットがあるため、信頼できるエージェントかどうか事前に判断しましょう。
エントリーシートの添削サービスを提供している就職エージェントには、下記のようなものがあります。
- キャリアチケット
- ミーツカンパニー就活サポート
- キャリアパーク就職エージェント
- スタキャリ
まとめ
今回は、エントリーシートと履歴書の違いやそれぞれの作成ポイントについてご紹介しました。
エントリーシートと履歴書はどちらも選考の一部です。
しっかりと作成しなければなりません。
どちらもしっかり作成し、選考を突破していきましょう。
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