エントリーシートを郵送するときのマナー｜封筒の色や正しい書き方
近年、Webでのエントリーシートの提出が求められることが増えました。
しかし、企業によっては、郵送での提出が求められることもまだあります。
そういった場合に、郵送時のマナーを知らないと印象が悪くなる可能性があります。
せっかくエントリーシートを仕上げても、封筒の書き方などで評価が下がってしまうのはもったいないですよね。
そこでこの記事では、エントリーシートを郵送するときの封筒の書き方、マナーや注意点を詳しく解説していきます。
エントリーシートで良い印象をもらい、周りと差をつけたい方はぜひ最後まで読んでください。
【封筒の書き方】エントリーシートを郵送する前に要チェック
エントリーシートを郵送する場合、封筒だけを用意すれば良いと思うでしょう。
しかし、エントリーシートを郵送する時はいくつか準備しなければいけないものがあります。
エントリーシートは就活を進める上で非常に重要な書類なので、企業に完璧な状態で届けられるように必ず確認してください。
エントリーシートを郵送するときに準備するもの
エントリーシートを郵送するときに準備するものは以下の5つです。
- ・封筒(白色)
- ・クリアファイル
- ・のり
- ・サインペンかボールペン(赤色と黒色)
- ・送付状
書類はクリアファイルに
エントリーシートなどの書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。
Webでエントリーシートを送る時と違い、郵送でエントリーシートを送る時は書類が折れ曲がったり、雨で汚れたりすることが考えられます。
せっかく綺麗に書いたエントリーシートが折れ曲がったり汚れたりして、文字が読めなくなるのは避けたいはずです。
これを避けるためにも、大事な書類はクリアファイルにまとめて入れておきましょう。
サインペンやボールペンで記入する
エントリーシートを郵送で送る際、封筒にはサインペンやボールペンで記入しましょう。
ペンは油性のものを選ぶことをおすすめします。
擦ると消えるタイプのものや、水性のペンは重要書類に使うことは避けた方が良いです。
擦ると消えるタイプのペンを使うと、第三者が改ざんしたようにも考えられてしまうからです。
また、水性のペンは雨に濡れた場合に字が滲んでしまう恐れがあるので避けましょう。
相手に綺麗な状態でエントリーシートを届けられるように、油性のサインペンやボールペンを使ってください。
送付状
送付状には、中にどんな書類を入れたのかを相手に知らせる役割があります。
ビジネスシーンでは、何かの書類を送る際には送付状を一緒に入れて郵送するのがマナーです。
エントリーシートを送る際も送付状をつけましょう。
送付状の書き方についてもこの記事の後半で解説しますので、ぜひ最後までお読みください。
【エントリーシートを郵送するときのマナー】正しい封筒の選び方
封筒は白色のものを使ってください。
この記事を読んでいる方の中には、エントリーシートを茶色の封筒に入れて郵送しようと考えている方も多いでしょう。
一般的には、ビジネスシーンでは茶色の封筒が使われます。
そのため、エントリーシートを入れた封筒が事務関係の書類と混ざってしまう可能性があります。
区別しやすいように、エントリーシートを郵送で送付する際は茶色ではなく白色のものを選びましょう。
エントリーシートを入れる封筒の表面の書き方
最初に、封筒の表面の書き方を解説します。
封筒の表面は相手の住所や宛名を書く面です。
封筒の書き方のマナーは、将来社会人として書面を送る際にも役立つはずなので、覚えておきましょう。
封筒の表面は、右から
- ・住所
- ・企業名と宛名
- ・「応募書類在中」
の順で書きます。
【封筒のオモテ面】住所の書き方で注意するポイント
封筒に住所を書くときに気をつけるべきポイントは、数字の書き方です。
住所を縦書きと横書きで迷う方もいるでしょう。
縦書きと横書きどちらでも構いませんが、縦書きで書く場合は漢数字、横書きで書く場合は数字にしましょう。
番地のハイフンと数字の1が混同してしまうかもしれないためです。
また、その書き分けができている方が印象は良くなるでしょう。
【封筒の表面】宛名は「様」と「御中」どっち？
封筒の宛名を「様」と「御中」で迷う方もいるでしょう。
結論から言うと、個人宛の場合は「様」、企業や部署または課宛に送る場合は「御中」を使います。
採用担当者や人事担当者の名前がわかっている場合は「様」、部署や課までわかっている場合は「御中」を使ってください。
ただし、一点だけ気をつけてほしいのは「様」と「御中」を同時に使わないことです。
宛名に合わせてどちらか一方のみを使いましょう。
【封筒の表面】「応募書類在中」を書くと中身がわかりやすい
封筒の表面の側には、「応募書類在中」と書きましょう。
「応募書類在中」と書くと、担当者が見た時に中身をすぐに判別できるからです。
これを書くときは、わかりやすいように赤色のペンで書きましょう。
先述したように、事務書類にエントリーシートを入れた封筒が紛れてしまうことがあります。
それを避けるためにも、エントリーシートを封筒で送る時には書くようにしましょう。
エントリーシートを入れる封筒の裏面の書き方
次に、封筒の裏面の書き方を解説していきます。
裏面は、自分の住所や送り主などを書く面です。
裏面も、マナーに沿って書くことで相手に良い印象を与えられます。
裏面には、左側に寄せて以下の3つを書きましょう。
- ・住所、大学名、送り主
- ・郵送する日付
- ・封をした後に「〆」を書く
【封筒の裏面】住所や大学名を記入する
封筒の裏面全体を十字に分割した左下に、住所や大学名、名前を書きます。
順番が右から住所、名前、大学名になるように書き、名前が一番大きく見えるように書きましょう。
大学名は所属している学部や学科、専攻なども書きます。
学年は書く必要ありません。
オモテ面の住所や宛名よりも小さめに書くのが一般的です。
【封筒の裏面】郵送する日付を記入する
封筒の裏面には、郵送する日付も記入します。
記入する位置は、住所の上、左寄りです。
記入する日付は、エントリーシートをポストに投函する日にします。
エントリーシートを記入した日や、封筒を記入した日ではありません。
和暦と西暦はどちらでも構いませんが、同封する書類や封筒全体で統一しましょう。
【封筒の裏面】閉じたら「〆」を書く
封筒の裏面を書き終えたらテープのりやスティックのりなどで封をします。
セロハンテープやマスキングテープなどは剥がれてしまう可能性があるため、避けましょう。
封を閉じたらその上に「〆」と書きます。
「〆」は、封を閉じて他の人に開封されていないという証拠です。
「×」のマークではないため、間違えないように気をつけてください。
エントリーシートを封筒に入れて送る時は送付状も忘れずに同封しよう
エントリーシートを封筒で送る時は、送付状も同封してください。
送付状は、この封筒にどんな書類が入っているかを知らせるためのものです。
送付状が入っていると、書類漏れがあった際に気付けるという役割があります。
そのため、送付状は必ず入れましょう。
ここでは、送付状の書き方を解説します。
送付状の書き方は、ビジネスシーンにおけるメールや他の書類の書き方にも通ずるものがあるため、社会人になってからも役立つでしょう。
送付状は、以下の7つを順番に書きます。
- ・日付
- ・宛先
- ・送り主
- ・件名
- ・本文
- ・記書き
- ・「以上」で締める
【送付状の書き方①】日付
日付は右寄せで書きます。
記入する日付は封筒の裏面と同じく、ポストに投函する日付です。
エントリーシートを書いた日ではないため、気をつけましょう。
【送付状の書き方②】宛先
日付の下には宛先を書きます。
宛先を書く位置は左寄せです。
宛先は会社名、部署、宛名の順序で書きます。
封筒のオモテ面には住所を書きましたが、送り状では書く必要はありません。
また、封筒の表面と同じように、「様」もしくは「御中」の書き方にも気をつけましょう。
【送付状の書き方③】送り主
宛先の下に送り主を書きます。
送り主を書く位置は右寄せです。
こちらは宛先とは違って、大学名と名前に加えて、住所やメールアドレスなどの連絡先も書きます。
大学名には学部や学科名も忘れずに書きましょう。
【送付状の書き方④】件名
送り主の下に一行空けて件名を書きます。
こちらの位置は中央寄せです。
また、わかりやすいように、他の文字よりも大きめに設定します。
【送付状の書き方⑤】本文
件名の下に一行空け、本文を書きます。
本文は
- ・前文
- ・主文
- ・末文
の3つに分けて書くのがマナーです。
前文
前文で書くのは、「拝啓」とあいさつ文です。
「拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書くのが一般的です。
背景とあいさつ文の間に「〇〇の候」と季語を書いても構いません。
主文
主文で書くのは、簡単な自己紹介と本題についてです。
主文は、どんな用件があるのか、読んですぐわかるような内容にします。
例えば、以下のように書くと簡潔な内容といえるでしょう。
「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、応募書類を送付いたします。
ぜひご検討いただき、面談の機会をいただけますと幸いです。」
末文
末文で書くのは、締めのあいさつ文と「敬具」です。
締めのあいさつ文は、「よろしくお願い申し上げます。」で十分でしょう。
何か相手に手間をかける可能性がある場合などは、「お忙しい中恐れ入りますが、」「お手数をおかけしますが、」などを先に付け加えると良いです。
「敬具」は改行して右寄せにしてください。
【送付状の書き方⑥】記書き
記書きは、その封筒に入っている書類をまとめて書くために使います。
記書きを書く時は本文から一行を空けて「記」を中央寄せで書き、その下に箇条書きで同封している書類を書きます。
【送付状の書き方⑦】「以上」で締める
送付状は「以上」で締めます。
この「以上」は、次のような役割があるため、必ず書きましょう。
- ・相手にさらに続きの書類があると思われるのを防ぐ
- ・他の誰かに何か書き加えられるのを防ぐ
送付状の書き方のマナーを覚えておけば、相手に失礼のないような文書をかけるようになります。
就職活動だけでなく入社後にも活かせる内容ですので、しっかり覚えておきましょう。
エントリーシートを郵送するときに気をつけること
エントリーシートを郵送する時に気をつけるポイントは以下の2つです。
- ・速達で送ることは避ける
- ・「必着」と「消印有効」の違いを理解しておく
速達で郵送しても大丈夫？
一般的に、エントリーシートを郵送する場合は普通郵便で送ります。
送り先までの距離でも変わってきますが、普通郵便が届くのには2〜3日かかります。
それだけの日数がかかるなら、速達で送った方が良いのではと思う方もいるでしょう。
しかし、速達でエントリーシートを送ると、企業に「時間の余裕を持ってエントリーシートを作成できていない」という印象を持たれてしまう可能性があります。
万が一間に合わなそうな場合は速達を使う手もありますが、できる限り余裕を持って普通郵便で送りましょう。
また、企業に指定される場合を除き、簡易書留も避けた方が良いです。
簡易書留は、書類が紛失・破損した場合にその額を負担してもらえるというメリットがあります。
そのため、最近では簡易書留で送るように指定する企業も出てきています。
しかし、簡易書留は受取人が受領印を押す必要があり、企業に手間をかけさせてしまいます。
そのため、簡易書留は指定された時以外は使わないようにするのが無難です。
「必着」と「消印有効」の違いとは
エントリーシートを郵送で送る際によくあるのが、「必着」や「消印有効」などの指定です。
この二つの違いについてきちんと理解しておきましょう。
2つを混同してしまっていると、エントリーシートが締め切りまでに間に合わなかったという事態になる可能性があります。
そのため、必ずこの2つについて理解しておきましょう。
「⚪️月⚪️日必着」と指定された場合、その指定の日付までに企業に届いている状態にしなければなりません。
そのため、指定日の1週間前〜4日前までに投函しましょう。
「⚪️月⚪︎日当日消印有効」との指定の場合、指定日までに郵便局の配達受付が完了し、その指定日の「消印」が押されていても良いということです。
そのため、遅くとも指定日前日までに投函すれば間に合うことになります。
まとめ
今回は、エントリーシートを郵送する時の封筒の書き方や送り方のマナーについて解説してきました。
最近はほとんどの書類送付などがWeb上で完結するため、封筒の書き方や郵送時のマナーを知らない方は非常に多いです。
しかし、封筒の書き方が正しくないと失礼になったり、評価が下がったりする恐れがあります。
封筒の書き方や文書の書き方、郵送時のマナーは、社会人になった後でも活かせる知識です。
ぜひこの記事を参考にし、礼儀正しい就活生として評価をもらえるように頑張ってください。
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